1. SORTING
Sort adalah perintah untuk mengurutkan data berdasarkan kondisi tertentu. Cara menggunakan perintah ini adalah sebagai berikut :
Tempatkan kursor di dalam tabel data.
Klik menu Data.
Pada ribbon-bar klik Sort.
Kotak dialog Sort akan tampil seperti berikut ini.
Keterangan:
- Bagian Sort by berisikan nama field atau nama kolom yang digunakan sebagai acuan pengurutan data.
- Bagian Sort On digunakan untuk menentukan tipe data yang ingin diurutkan.
- Bagian Order digunakan untuk menentukan kondisi pengurutan data, yaitu secara Ascending (menaik) atau Descending (menurun).
- Tombol Add Level digunakan jika kita ingin mengurutkan data pada beberapa kolom atau beberapa baris sekaligus.
- Tombol Options digunakan untuk menentukan arah pengurutan data, apakah berdasarkan kolom (dari atas ke bawah) atau berdasarkan baris (dari kiri ke kanan).
- Pilihan My data has headers sebaiknya diaktifkan agar pada bagian Sort by dapat terlihat judul kolom atau judul baris yang terdapat pada tabel.
Sebagai contoh, pada tabel penjualan berikut ini:
Untuk mengurutkan nilai penjualan dari nilai terkecil sampai ke nilai terbesar, pilih field PENJUALAN 1 pada bagian Sort by lalu tekan tombol Ok.
Perhatikan tampilan data yang telah mengalami perubahan seperti berikut ini. Kolom PRODUK tidak berurutan namun kolom PENJUALAN 1 telah diurutkan.
Demikian contoh dasar dari penggunaan perintah Sort dalam Excel 2007.
sumber : http://mugi.or.id/blogs/arhiez/archive/2008/12/04/manajemen-data-pada-microsoft-excel-2007-mengurutkan-data-dengan-sort.aspx
2. DATA VALIDATION
Data validation adalah fitur pada Excel dimana kita bisa menetapkan
aturan dan batasan pada suatu cell sehingga apabila terjadi pelanggaran
dari aturan / batasan akan menyebabkan data menjadi tidak valid.
Namun jika terdapat banyak cell yang menerapkan data validation,
dan kita ingin mencari cell-cell tersebut. Bagaimanakah caranya ?
Berikut ini adalah caranya.
Langkah Pencarian
- Pada sheet yang sedang aktif dan memiliki cell-cell data validation, klik tab Home pada ribbon.
- Pada bagian Editing klik tombol Find & Select.
- Dari daftar dropdown yang muncul, klik pilihan Data Validation.
- Hasil pencarian menunjukkan cell-cell yang memiliki validasi data
(data validation) dengan highlight warna abu-abu muda. Sedangkan heading
kolom / baris yang memiliki data validasi ditunjukkan dengan warna
orange.
- Selesai.
Sumber Referensi
3. FILTER
Di dalam aplikasi Excel ada banyak fungsi yang dapat kita terapkan
selain rumus - rumus dan formula untuk penghitungan salah satu nya
adalah filter. Filter dalam excel jika kita definisikan fungsi nya
adalah sebagai tombol penyaring untuk kita memilih data apa yang akan di
munculkan pada suatu tabel dengan kategori yng telah di tentukan.
Bagaimana cara membuat fiter tersebut ? ok....sebagai contoh gue coba
kasih gambaran nya seperti ini :
1. Buka program excel di komputer atau laptop kamu.
ok di
sini gue kasih contoh aja berupa data dari tempat kerja gue, karena
kebetulan pekerjaan gue selalu berhubungan dengan analisa dan data jadi
biar ga repot - repot buat lagi ya yang sudah ada aja deh nanti
tinggal gue jelasin penggunaannya. Ini contoh data dari tempat kerja
gue :
Nah
dari gambaran contoh di atas misalnya kita hanya ingin memunculkan
atau melihat data berdasarkan proses castingnya saja dari beberap
proses yang ada, maka kamu cukup klik pada cel yang berwarna hijau yang
menandakan area proces yang kasih tanda panah dengan huruf A lalu klik pada toolbar diatas yang gue kasih tanda panah dengan huruf B hingga di situ muncul tanda filter yang gue kasih tanda panah C.
Ok jika semua itu udah kamu lakukan maka secara otomatis maka kamu
menambahkan fungsi filter pada data tersebut. Berikut tampilannya
setelah kamu beri filter, di dalam cell yang kamu klik tadi akan muncul
icon baru berbentuk kotak kecil.
Selamat
jika kamu bisa membuat sampai di sini maka sekarang kamu bisa mengolah
data tersebut dengan filter yang sudah kamu buat tadi. Ok.....mari
kita coba, dengan memfilter data tersebut berdasarkan process casting
saja.
Pada
gambar di atas jika kita klik icon filter pada cell maka akan muncul
tampilan yang meminta kita untuk memarking atau beri tanda pada kolom di
sampingnya sesuai kriteria yang kita inginkan. Setelah di beri marking
maka data tersebut hanya akan memunculkan data yang sesuai dengan
kriteria yang kita inginkan.
sumber : http://program-excel.blogspot.com/2011/02/cara-menggunakan-filter-pada-excel.html
4. MENGAKSES DATA PADA SHEET LAIN PADA FILE YANG SAMA
Pada Excel kita dapat dengan mudah
untuk mengambil data dari sheet maupun lain yang tersimpan
dalam bentuk Excel juga. Ini tentu sangan berguna sekali pada saat kita
membutuhkan sejumlah data tertentu dari pengolahan data dari sheet
lain. Selain itu kita dapat mengelompokkan data dalam
kriterian yang lebih sistematis dan memanggilnya sesuai kebutuhan pada
file atau sheet yang baru.
Caranya untuk mengambil data dari sheet lain:
- Misalnya sheet yang anda aktivkan saat ini adalah Sheet2, dan anda membutuhkan data dari Sheet1 pada range G3 maka yang perlu dilakukan adalah pilih range (D2) yang ingin ditampilkan datanya (pada Sheet2) lalu ketik =Sheet1!G3, maka data pada Sheet1 di range G3 akan sama dengan data di Sheet2 range D2
- Dan jika anda ingin memindahkan sejumlah range dari Sheet1 ke Sheet2 anda tinggal melakukan cara diatas atau copy paste atau klik fill handlenya di D2 kemudian klik dan drag hingga range yang diinginkan (misalnya I2)
- Data pada Sheet2 akan selalu terhubung dengan Sheet1, sehingga setiap perubahan yang terjadi pada Sheet1 maka secara otomatis akan berubah pada Sheet2.
5. MENGAKSES DATA PADA SHEET LAIN PADA FILE YANG BERBEDA
Mengambil data dari Sheet dan File lain
Pada Excel kita dapat dengan
mudah untuk mengambil data dari sheet maupun dari file lain yang
tersimpan dalam bentuk Excel juga. Ini tentu sangan berguna sekali pada
saat kita membutuhkan sejumlah data tertentu dari pengolahan data dari
sheet ataupun file lainnya. Selain itu kita dapat mengelompokkan data
dalam kriterian yang lebih sistematis dan memanggilnya sesuai kebutuhan
pada file ata sheet yang baru.
Caranya untuk mengambil data dari sheet lain:
- Misalnya sheet yang anda aktivkan saat ini adalah Sheet2, dan anda membutuhkan data dari Sheet1 pada range G3 maka yang perlu dilakukan adalah pilih range (D2) yang ingin ditampilkan datanya (pada Sheet2) lalu ketik =Sheet1!G3, maka data pada Sheet1 di range G3 akan sama dengan data di Sheet2 range D2
- Dan jika anda ingin memindahkan sejumlah range dari Sheet1 ke Sheet2 anda tinggal melakukan cara diatas atau copy paste atau klik fill handlenya di D2 kemudian klik dan drag hingga range yang diinginkan (misalnya I2)
- Data pada Sheet2 akan selalu terhubung dengan Sheet1, sehingga setiap perubahan yang terjadi pada Sheet1 maka secara otomatis akan berubah pada Sheet2
- Untuk mengambil data dari file lain sebenarnya hampir sama dengan penjelasan diatas (mengambil data dari sheet lain) yaitu letakkan kursor pada range yang diinginkan misal Z24, lalu ketik rumus =[data1.xlsx]Sheet1!S5. *)Selanjutnya tekan enter. penjelasanya [data1.xlsx] merupakan nama file, Sheet1 adalah nama Sheet yang kita ambil sedangkan S5 merupakan range datanya.
- Jika anda kesulitan untuk menentukan nama file yang akan dambil jika namanya relatif panjang maka pertama yang perlu anda lakukan adalah aktivkan kedua file (file yang akan diambil datanya dan file tempat menempatkan data baru), pada file, sheet dan range tempat dimana data akan ditempatkan anda ketik =, selanjutnya pindah kursor dan aktivkan jendela file yang akan diabil datanya lalu tentukan klik sheetnya dan range tempat data berada, kemudian tekan Enter, maka data di data2.xlsx akan sama dengan data di file data1.xlsx sesuai sheet dan range yg diinginkan.
- Data di file data2.xlsx ini juga terhubung langsung dengan file di data1.xlsx Jadi jika terjadi perubahan di data1.xlsx maka data di file data2.xlsx juga akan berubah
6. VLOOK UP DAN HLOOK UP
a. Vlookup
Vlookup. Fungsi utamanya adalah untuk menampilkan database pada Excel.
- Pertama kita buat sebuah file excel dengan dua buah sheet. Sheet pertama kita beri nama “database” dan sheet kedua kita namakan “form”. Kemudian isikan data seperti pada gambar berikut:
- Letakkan pointer pada sel C3 di sheet “form”. Klik Tab Data --> Data validation, sehingga muncul jendela berikut:
- Pada tab "setting", pilih allow dengan "list". Isilah source dengan alamat database yang akan kita munculkan. Pada contoh ini isi dengan "=database!$A$2:$A$7", yang artinya terletak pada sheet database dari sel A2 sampai A7.
- Pada tab "Input Message" isilah title dan input message sesuai dengan yang kita inginkan.
- Pada tab "Error Alert" digunakan untuk menampilkan peringatan jika data yang kita masukkan tidak ada atau error.
- Jika langkah di atas benar, maka jika kita klik pada sel C3 akan tampak sebagai berikut:
- Untuk menampilkan data pada sel D3 kita bisa menggunakan fungsi vlookup. Letakkan pointer pada sel D3, kemudian klik tab Formulas --> Lookup & Reference --> Vlookup. Akan muncul jendela sebagai berikut:
- Isilah "lookup_value" dengan C3, "table_array" dengan database!A1:A7, "col_index_num" dengan angka 2, dan "range_lookup" dengan FALSE. Untuk mengisi "table_array" dapat kita lakukan dengan memblog dengan pointer pada sheet database. Sedangkan angka 2 artinya data yang akan kita tampilan terletak pada kolom kedua.
- Untuk menampilkan data pada sel E3 kurang lebih sama seperti contoh di atas hanya saja pada bagian "col_index_num" kita isi dengan angka 3 seperti gambar berikut:
- Jika semua langkah sudah benar maka hasilnya seperti gambar berikut. Setiap kali mengubah NIS maka otomatis data di bawahnya juga berubah.
sumber : http://nurhamim86.blogspot.com/2012/07/berlatih-menggunakan-fungsi-vlookup.html
b. Hlook up
HLOOKUP adalah salah satu fungsi referensi yang bisa digunakan untuk
menghitung /mengambil data dari tabel referensi. HLOOKUP biasa juga
disebut horizontal lookup.
Syntax
HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup)
Lookup_value is the value to be found in the first row of the table.
Lookup_value can be a value, a reference, or a text string.
Table_array is a table of information in which data is looked up. Use a reference to a range or a range name
atau sederhananya seperti di bawah ini;
Lookup_value adalah nilai yang ditemukan pada baris pertama tabel
Table_array adalah range table dimana data referensi akan ditemukan.
1. Buat tabel seperti di bawah ini
Baris pertama dan kedua merupakan tabel referensi
Baris ke lima hingga 12 adalah tabel kerja
2. ketik formula: pada sel E5
=HLOOKUP(D5,$C$1:$G$2,2)
sumber : http://www.komputerseo.com/2010/02/fungsi-hlookup-di-excel-2007.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar